Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ FLM PRO-MÉCANIQUE INC.

1.Généralités

FLM Pro-Mécanique inc ci-après « FLM » est une société par actions de régime provincial qui offre des services à des sociétés du milieu industriel. La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont FLM les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont FLM traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par FLM par un moyen technologique

Cette politique s’applique à FLM ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, bénévoles, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de FLM. Elle s’applique également à l’égard du site internet de FLM.

2.Application et définitions

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par FLM que ce soient les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de son site internet ou autre).

Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

3.Consentement

De façon générale, FLM collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées (voir Annexe « Liste » pour plus de détails).

Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.

Normalement, FLM doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, FLM peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où FLM peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.

4.Collecte, utilisation et communication

Dans le cadre de ses activités, FLM peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement que FLM pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe « Liste » de la présente politique.

FLM informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.

      a) Collecte :

• Dans tous les cas, FLM ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif prévu.
• Veuillez noter que les services et programmes de FLM ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, FLM n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur).
• FLM peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, FLM demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à FLM.
• Dans certaines situations, FLM peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

     b) Utilisation :

• FLM veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.
• FLM ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que FLM veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible.
• Accès limité : FLM a des procédures en place pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. FLM demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

       c) Communication :

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, FLM obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le  consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, FLM devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.

Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements  personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants:

• FLM peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
• Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d’événements, des sous-traitants de FLM désignés pour l’exécution de mandats dans les programmes administrés par FLM. Dans ces cas, FLM doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indique les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de FLM (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.
• Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, FLM pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.

5.Exactitude de vos renseignements personnels

Pour vous aider de manière professionnelle, les renseignements personnels que FLM recueille doivent être exacts, complets et à jour. Vous pouvez accéder à vos renseignements personnels qui sont sous le contrôle et la garde de FLM, les mettre à jour et y corriger toute inexactitude en envoyant un courriel à l’adresse confidentialite@flmservice.com

6.Sécurité des renseignements personnels

FLM protège vos renseignements personnels en prenant des mesures de sécurité qui tiennent compte du caractère sensible des renseignements personnels en question. Les renseignements personnels sont stockés dans des milieux sécurisés qui ne sont pas accessibles au public (par exemple, des locaux à accès limité, des pièces verrouillées et des classeurs fermés à clé). 

7.Transferts de renseignements personnels vers d’autres pays

Dans certains cas, les renseignements personnels peuvent être traités et stockés à l’extérieur du Canada par FLM, des affiliées ou compagnies liées de FLM ou un tiers fournisseur de services, et ces renseignements personnels pourraient faire l’objet d’une communication conformément aux lois applicables dans les territoires où les renseignements sont traités ou stockés. Ces lois pourraient ne pas offrir le même niveau de protection que les lois canadiennes en matière de protection de la vie privée.

8.Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, FLM ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Les renseignements personnels utilisés par FLM pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, FLM s’assurera :

1. de les détruire; ou
2. de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

La destruction de renseignements par FLM doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.

La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par FLM concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de FLM (indiqué dans la présente politique) pour en connaître les détails.

9.Responsabilités de FLM

De manière générale, FLM est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de FLM est mentionné à la fin de cette politique. Il doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée.

Les membres du personnel de FLM ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

Les rôles et les responsabilités des employés de FLM tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de FLM à cet égard, le cas échéant.

Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations concernant nos pratiques en matière de respect ou de protection de la vie privée, ou souhaitez les contester, veuillez communiquer avec le responsable à la protection de la vie privée par courriel à l’adresse confidentialite@flmservice.com  ou par téléphone au numéro 1-855-952-5352.

10.Sécurité des données et renseignements personnels

FLM s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements.

Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, FLM doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.

11.Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement 

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de FLM, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par FLM et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.

Le responsable de la protection des renseignements personnels de FLM doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Elles peuvent également demander à FLM quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez FLM qui y ont accès et leur durée de conservation.

12.Processus de traitement des plaintes  

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par FLM, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de FLM, à confidentialite@flmservice.com.

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par FLM. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

FLM s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle. Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de FLM pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par FLM est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

FLM doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Toutefois, FLM invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par FLM.

13.Annexe « Liste » des informations collectées

Pour des raisons de sécurité, FLM ne divulgue pas publiquement la liste des informations collectées.
Pour obtenir cette liste, veuillez faire une demande officielle par courriel au responsable de la protection des renseignements personnels

14.Responsable de l’accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de FLM, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

Marie-Eve Asselin, Contrôleur financier

FLM Pro-Mécanique inc.

5700 rue Barré, Saint-Hyacinthe (Québec) J2R 1E4

Courriel : confidentialite@flmservice.com   / Téléphone : 1-855-952-5352

15.Mises à jour de la politique de protection des renseignements personnels

FLM peut revoir la présente politique sur la protection de la vie privée de temps à autre. Si FLM décide de modifier sa politique, la version modifiée sera affichée ici. :

*Notes : Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture.